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Digitaliser votre processus achats

Beaucoup d’entreprises découvrent leurs dépenses au moment de la facture. Digitaliser les achats, c’est surtout reprendre la main sur ce qui est engagé, avant qu’il ne soit trop tard pour en discuter.

Étudier mon casApplications sur mesure : notre offre

Ce qui coince aujourd’hui

  • Les commandes partent par e-mail ou par téléphone, sans trace centralisée.
  • Les validations dépendent de qui est disponible, pas d’une règle.
  • On découvre le montant engagé quand la facture arrive.
  • Les conditions négociées avec un fournisseur ne sont connues que d’une personne.

Ce que nous mettons en place

Le périmètre exact se cadre avec vous. Voici ce que comprend une mise en place complète.

  • Demande d’achat structurée, avec circuit de validation selon le montant
  • Bons de commande générés et envoyés automatiquement
  • Suivi des engagements en temps réel, avant réception de la facture
  • Rapprochement automatique commande / livraison / facture
  • Référentiel fournisseurs : conditions, tarifs, contacts, contrats
  • Alerte sur les dépassements et les commandes hors circuit

Ce que ça change pour vous

Une visibilité avant la dépense

Vous voyez ce qui est engagé au moment où on l’engage. C’est la différence entre piloter un budget et le constater.

Des validations qui ne bloquent plus

Le circuit s’applique seul et relance le valideur. Les commandes urgentes cessent de contourner la règle faute de pouvoir la respecter.

Des écarts détectés tôt

Une facture qui ne correspond pas à la commande est repérée automatiquement, pas trois mois après lors d’un contrôle.

Questions fréquentes

Est-ce utile en dessous de vingt salariés ?

Cela dépend moins de l’effectif que du volume d’achats et du nombre de personnes qui commandent. Deux acheteurs et cent commandes par mois justifient un circuit ; dix commandes par mois, non.

Nos fournisseurs doivent-ils changer quelque chose ?

Non. Ils reçoivent un bon de commande et envoient leur facture comme aujourd’hui. Ce qui change se passe chez vous.

Comment gérer les achats urgents ?

En les prévoyant dans le circuit, avec une validation accélérée et une régularisation. Un processus qui ignore l’urgence est contourné dès la première semaine.

Souvent automatisé en même temps

Ces processus se tiennent : les traiter ensemble évite de reconstruire deux fois la même connexion entre vos outils.

Votre processus est-il automatisable ?

Un premier échange gratuit suffit pour le dire. Nous regardons votre fonctionnement actuel, ce qui se prête à l’automatisation et ce qui n’en vaut pas la peine — et vous repartez avec une réponse claire, même si c’est non.

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