TC Automation

Automatiser la gestion documentaire de votre entreprise

Un document mal classé est un document perdu. Quand le classement repose sur la discipline de chacun, il finit toujours par céder — non par négligence, mais par manque de temps.

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Ce qui coince aujourd’hui

  • Chaque personne nomme et range les fichiers à sa façon, et personne n’a tort.
  • Retrouver un contrat de l’an dernier prend un quart d’heure et un appel à un collègue.
  • Les pièces jointes reçues par e-mail restent dans la boîte de leur destinataire.
  • Les durées de conservation ne sont respectées par personne, faute de savoir lesquelles s’appliquent.

Ce que nous mettons en place

Le périmètre exact se cadre avec vous. Voici ce que comprend une mise en place complète.

  • Collecte automatique des documents entrants : e-mail, dépôt, scan, formulaire
  • Lecture du contenu par OCR et reconnaissance du type de document
  • Nommage et classement selon vos règles, appliquées sans exception
  • Extraction des données utiles (client, date, montant, échéance) vers vos outils
  • Application automatique des durées de conservation et des purges
  • Recherche sur le contenu, pas seulement sur le nom du fichier

Ce que ça change pour vous

Des documents réellement retrouvables

La règle de classement n’est plus une consigne affichée que chacun applique à sa manière : elle est exécutée à chaque dépôt, sans exception ni oubli.

Des données qui circulent

Un document n’est plus un fichier mort. Les informations qu’il contient alimentent la facturation, le suivi client ou la comptabilité sans qu’on les ressaisisse.

Une conformité tenable

Les durées de conservation et les suppressions s’appliquent seules. C’est la seule façon réaliste de tenir ces obligations dans une petite structure.

Questions fréquentes

Qu’est-ce qu’un contrôle documentaire automatisé ?

C’est la vérification, à l’arrivée de chaque document, qu’il est complet, lisible, du bon type et conforme à ce qu’on attend — signature présente, montant cohérent, pièce non expirée. Appliqué au traitement des flux documentaires, ce contrôle écarte les documents douteux avant qu’ils n’entrent dans vos processus.

Faut-il reprendre tout l’historique de nos fichiers ?

Ce n’est pas obligatoire pour démarrer. On commence en général par le flux entrant, qui produit un résultat visible en quelques semaines. La reprise de l’historique est un chantier distinct, que l’on chiffre à part et qui n’est pas toujours rentable.

L’OCR fonctionne-t-il sur des documents de mauvaise qualité ?

Sur un scan correct, la lecture est très fiable. Sur une photo de travers ou un document manuscrit, elle ne l’est pas, et il serait malhonnête de prétendre le contraire. Le système est conçu pour signaler ce qu’il n’a pas su lire plutôt que d’inventer une valeur.

Où sont hébergés nos documents ?

Là où vous le décidez : votre espace existant, un hébergement en France, ou votre propre serveur. Nous nous adaptons à vos contraintes, y compris quand aucune donnée ne doit sortir de vos murs.

Souvent automatisé en même temps

Ces processus se tiennent : les traiter ensemble évite de reconstruire deux fois la même connexion entre vos outils.

Votre processus est-il automatisable ?

Un premier échange gratuit suffit pour le dire. Nous regardons votre fonctionnement actuel, ce qui se prête à l’automatisation et ce qui n’en vaut pas la peine — et vous repartez avec une réponse claire, même si c’est non.

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