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Dématérialiser vos contrats et signatures

Entre l’envoi d’un contrat et son retour signé, il se passe souvent deux semaines — et parfois rien du tout, parce que le document est resté sur un bureau. Ce délai est presque entièrement évitable.

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Ce qui coince aujourd’hui

  • Le contrat part par courrier ou en PDF à imprimer, signer, scanner, renvoyer.
  • On ne sait pas si le destinataire l’a lu, ni s’il faut relancer.
  • Les contrats signés sont classés là où chacun le décide.
  • Les échéances et reconductions tacites passent inaperçues.

Ce que nous mettons en place

Le périmètre exact se cadre avec vous. Voici ce que comprend une mise en place complète.

  • Génération du contrat à partir de vos modèles et des données du dossier
  • Envoi et signature électronique, avec valeur juridique
  • Relance automatique du signataire tant que le document est en attente
  • Classement automatique du contrat signé, au bon endroit
  • Suivi des échéances : fin, renouvellement, préavis
  • Registre des contrats en cours, consultable par les personnes habilitées

Ce que ça change pour vous

Des délais réduits à quelques heures

Un contrat signé le jour même plutôt qu’en deux semaines avance d’autant le début de la prestation — et l’encaissement qui va avec.

Des dossiers complets

Plus de contrat introuvable ni de version signée qui manque au dossier. Le classement ne dépend plus de la rigueur de chacun.

Des reconductions maîtrisées

Une reconduction tacite non voulue coûte une année de service inutile. L’alerte de préavis règle ce cas définitivement.

Questions fréquentes

La signature électronique a-t-elle une valeur juridique ?

Oui, dans le cadre du règlement européen eIDAS, à condition d’utiliser un service conforme et de conserver les preuves associées. Le niveau de signature requis dépend de l’enjeu du contrat : nous le choisissons avec vous plutôt que d’appliquer le même à tout.

Nos clients accepteront-ils de signer en ligne ?

C’est devenu courant, y compris chez des publics peu à l’aise avec le numérique, parce que le parcours est plus simple qu’imprimer et scanner. Il reste possible de garder le papier pour ceux qui le préfèrent.

Où sont conservés les contrats signés ?

Chez vous, dans l’espace que vous choisissez, avec les preuves de signature. Nous évitons les dispositifs où récupérer vos propres contrats suppose de rester abonné.

Souvent automatisé en même temps

Ces processus se tiennent : les traiter ensemble évite de reconstruire deux fois la même connexion entre vos outils.

Votre processus est-il automatisable ?

Un premier échange gratuit suffit pour le dire. Nous regardons votre fonctionnement actuel, ce qui se prête à l’automatisation et ce qui n’en vaut pas la peine — et vous repartez avec une réponse claire, même si c’est non.

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